Ladekabel im Nachttisch, Schmuck im Zimmersafe, eine Jacke im Schrank: Nach jeder Abreise bleibt etwas liegen. Lost Found Bot beantwortet die Anfragen Ihrer Gäste automatisch und mehrsprachig, damit die Rezeption nicht mehr zwischen Check-in und Excel-Liste hin und her springt.
Bis zu 20 Fundgegenstände · keine Kreditkarte nötig
Das Housekeeping findet beim Zimmercheck ein Ladekabel, gibt es an der Rezeption ab, dort wandert es in eine Schublade und in eine Excel-Liste, die drei Kollegen unterschiedlich pflegen. Wer in der Spätschicht sucht, weiß weder, ob der Fund aus 214 oder 241 stammt, noch ob er schon zugeordnet wurde.
Der Gast schreibt nach der Abreise per E-Mail, über das Nachrichtensystem des Buchungsportals, ruft an oder meldet sich über das Kontaktformular, oft auf Englisch, Italienisch oder Spanisch. Jede Anfrage bedeutet Übersetzen, Rückfragen zu Zimmernummer und Aufenthaltsdatum und eine erneute Suche in der Schublade.
Adresse erfragen, Verpackung suchen, Sendung frankieren, bei Auslandsversand Zolldokumente ausfüllen und danach nachhalten, ob das Paket ankam. Für ein Netzteil im Wert von 15 Euro entsteht so ein Vorgang, der die Rezeption über mehrere Schichten hinweg beschäftigt.
Ein Gast, der zwei Wochen auf eine Rückmeldung zu seinem Ehering wartet, schreibt das in die Bewertung auf dem Buchungsportal oder bei Google. Der Aufenthalt selbst war einwandfrei, sichtbar bleibt trotzdem der Satz über die Fundsache, die nie beantwortet wurde.
Der Aufwand entsteht nicht beim Einsammeln, sondern in allem, was danach kommt: in Rückfragen zu Zimmernummer und Aufenthaltsdatum, in Übergaben zwischen Schichten und in Suchvorgängen im Fundsachenlager. Dazu kommt der Teil der Gegenstände, der nie abgeholt wird, weil Gäste gar nicht wissen, dass ihr Ladegerät noch im Haus liegt, und die Unsicherheit, wie lange man Schmuck, Ausweise oder Kleidung überhaupt aufbewahren darf. Rechnet man die Stunden von Rezeption und Housekeeping mit dem üblichen Stundensatz, ist die manuelle Fundsachenverwaltung eine dauerhafte Nebenkostenstelle, die in keinem Budget auftaucht.
Je nach Haus und Auslastung bleiben bei rund 100 Zimmern typischerweise mehrere Dutzend Gegenstände pro Monat liegen, mit Spitzen nach Messen, Gruppenreisen und Feiertagen.
Anfragen beantworten, Listen pflegen, im Lager suchen und zwischen Housekeeping, Früh- und Spätschicht abstimmen summiert sich erfahrungsgemäß auf einen halben Arbeitstag pro Woche.
Porto, Verpackung, Zolldokumente bei Sendungen ins Ausland und die Arbeitszeit für Adressklärung und Nachfragen liegen in der Summe meist deutlich über dem reinen Portopreis.
Der Gast beschreibt seinen Verlust in eigenen Worten, etwa "schwarzes USB-C-Netzteil, Aufenthalt vom 3. bis 5. Mai, Zimmer im dritten Stock". Die KI stellt gezielte Rückfragen und gleicht die Angaben im Hintergrund mit Ihren erfassten Fundstücken ab, rund um die Uhr und auch dann, wenn der Empfang gerade den Check-in einer Reisegruppe abwickelt.
Der Bot gibt niemals Daten zu einem Fundstück preis. Er prüft ausschließlich, ob die Beschreibung passt. Gerade bei Schmuck aus dem Zimmersafe oder hochwertiger Elektronik verhindert das, dass jemand ein fremdes Fundstück beansprucht, weil er aus einer Liste die passende Beschreibung abgelesen hat.
Bei einer Übereinstimmung erhält der Gast automatisch eine E-Mail mit QR-Code, Abholadresse und Ihren Ausgabezeiten. An der Rezeption wird der Code gescannt, die Ausgabe bestätigt und der Vorgang ist dokumentiert abgeschlossen, ohne handschriftliche Quittung im Übergabebuch.
Ist der Gegenstand noch nicht erfasst, legt das System einen Suchagenten an. Er prüft bis zu zwei Monate lang jedes neue Fundstück gegen die Beschreibung und meldet sich automatisch per E-Mail, sobald die Jacke beim Grundreinigen des Zimmers doch noch hinter dem Schrank auftaucht.
Was beim Zimmercheck liegen bleibt, wird mit Kategorie, kurzer Beschreibung, Fundort wie Zimmernummer, Bad oder Frühstücksraum und optional einem Foto eingetragen. Das dauert pro Gegenstand rund eine halbe Minute und ersetzt die parallel geführten Listen und Zettel an der Rezeption.
Das Widget liegt auf Ihrer Website und lässt sich aus der Abreise-E-Mail, der Bestätigungsmail oder der Antwort im Buchungsportal verlinken. Der Gast beschreibt seinen Verlust, die KI fragt nach Details wie Farbe, Marke, Aufenthaltszeitraum oder Zimmernummer und ordnet die Angaben zu.
Passt die Beschreibung, geht die E-Mail mit QR-Code, Adresse und Öffnungszeiten automatisch raus. Wer ohnehin in der Region ist, holt selbst ab. Für alle anderen ist die Zuordnung bereits geklärt, bevor Ihr Team das Paket packt.
Ohne Treffer arbeitet der Suchagent im Hintergrund weiter und prüft jedes neu eingetragene Fundstück. Gegenstände, die niemand abholt, laufen nach den von Ihnen hinterlegten Fristen automatisiert aus, inklusive Löschung der zugehörigen Daten.
Fundsachen aus Hotelzimmern sind selten harmlos: Ausweise, Medikamente, Ladegeräte mit angeschlossenen Geräten, Schmuck aus dem Safe, gelegentlich auch Unterlagen. Lost Found Bot ist so gebaut, dass diese Angaben nicht in privaten Handys, WhatsApp-Gruppen des Housekeepings oder ungeschützten Tabellen landen.
„Die Excel-Liste am Empfang hat nie jemand konsequent gepflegt, gerade beim Schichtwechsel ging Wissen verloren. Heute trägt die Frühschicht die Funde aus den Abreisezimmern ein, und die Gäste klären den Rest über das Widget, oft auf Englisch. Wir versenden weniger Pakete und diskutieren keine Fundsachen mehr in Bewertungen.“
Das Housekeeping gibt den Fund wie bisher an der Rezeption ab, dort wird er im System erfasst: Kategorie, kurze Beschreibung, Fundort mit Zimmernummer, optional ein Foto. In der Praxis sind das 20 bis 40 Sekunden pro Gegenstand. Viele Häuser erfassen gesammelt nach dem Abreiseblock am Vormittag statt einzeln über den Tag verteilt.
Nein. Der Bot beantwortet keine Fragen wie "welche Uhren habt ihr gefunden". Er nimmt eine Beschreibung entgegen, stellt Rückfragen und meldet ausschließlich zurück, ob es eine Übereinstimmung gibt. Details zum Fundstück sehen nur Ihre Mitarbeiter im internen Bereich. Bei Wertsachen aus dem Zimmersafe ist das der entscheidende Unterschied zu einer öffentlichen Fundliste.
Ja. Widget und automatische E-Mails sind mehrsprachig verfügbar, sodass Gäste ihre Beschreibung in ihrer Sprache eingeben und die Abholinformationen ebenfalls in dieser Sprache erhalten. Ihre Rezeption muss keine Anfragen mehr übersetzen und keine englischen Antworten formulieren.
Der Versand bleibt Ihr Prozess, die Vorarbeit entfällt aber weitgehend. Zuordnung und Verifikation sind geklärt, bevor Ihr Team das Paket packt, und die Kontaktdaten des Gasts liegen bereits im Vorgang. Ein Teil der Sendungen fällt zusätzlich weg, weil Gäste mit QR-Code und Öffnungszeiten selbst abholen oder die Abholung durch Bekannte organisieren.
Sie können 30 Tage kostenlos testen, mit bis zu 20 Fundgegenständen und ohne Kreditkarte. Das einfache Formular-Widget ist in allen Plänen enthalten, der volle KI-Chatbot ab dem Grow-Plan. Ein normaler Abreisemonat reicht in der Regel aus, um zu sehen, wie viele Anfragen ohne Zutun der Rezeption erledigt werden.
30 Tage kostenlos testen, bis zu 20 Fundgegenstände, keine Kreditkarte nötig. Einrichtung an einem Vormittag, danach laufen Anfragen, Verifikation und Abholung automatisch.
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