An einem einzigen Abend bleiben in Block, Foyer, Sanitärbereich und auf den Parkflächen Hunderte Gegenstände liegen. Lost Found Bot nimmt die Anfragen Ihrer Besucher automatisch entgegen, prüft sie gegen Ihre erfassten Fundstücke und organisiert die Abholung, ohne dass die Geschäftsstelle zum Callcenter wird.
Bis zu 20 Fundgegenstände · keine Kreditkarte nötig
Zwischen Abpfiff und Reinigungsschluss kommen Jacken, Schals, Rucksäcke, Trinkflaschen, Schlüssel, Brillen und Smartphones aus allen Blöcken gleichzeitig zusammen. Was in einer normalen Woche über Tage anfällt, entsteht bei Ihnen innerhalb von drei Stunden und liegt am nächsten Morgen als Berg im Lagerraum.
Ordnungsdienst, Reinigung und Helferinnen aus dem Verein sind je Veranstaltung anders besetzt. Wer am Samstag eine Tasche in den Karton gelegt hat, ist am Dienstag nicht mehr im Haus, und die Notiz auf dem Zettel lässt sich niemandem mehr zuordnen.
Gästefans und Konzertbesucher kommen aus mehreren Hundert Kilometern Entfernung. Für sie ist ein zweiter Weg zur Geschäftsstelle keine Option, und ohne verlässliche Auskunft entsteht schnell eine Kette aus Telefonaten, E-Mails und Nachrichten über die Social-Media-Kanäle des Vereins.
Zwischen zwei Heimspielen oder in der Sommerpause ist die Ausgabe oft nur eingeschränkt besetzt. Anfragen laufen trotzdem weiter auf, und Fundstücke aus dem letzten Konzert liegen bis zur nächsten Veranstaltung ohne Zuordnung im Regal.
Der eigentliche Aufwand entsteht nicht beim Einsammeln, sondern in den Tagen danach: in Anfragen über fünf Kanäle, in Suchgängen durch Kartons und in Übergaben zwischen Dienstleistern, die sich nie begegnen. Dazu kommt Lagerfläche, die während der Saison dauerhaft belegt bleibt, und die offene Frage, wie lange Ausweise, Karten und Elektronik überhaupt aufbewahrt werden dürfen. Rechnet man die Stunden von Gesch äftsstelle, Ordnungsdienst und Ehrenamt zusammen, entsteht pro Saison ein Aufwand, der in keiner Planung auftaucht.
Je nach Kapazität, Wetter und Art der Veranstaltung bleiben typischerweise mehrere Hundert bis über tausend Gegenstände liegen. Bei Konzerten mit stehendem Publikum liegt das Aufkommen erfahrungsgemäß höher als bei einem regulären Ligaspiel.
Sortieren, Nachfragen beantworten, Rückrufe, Übergaben zwischen Ordnungsdienst, Reinigung und Geschäftsstelle summieren sich pro Spieltag oder Konzert schnell auf mehr als einen vollen Arbeitstag.
Ein großer Teil der Gegenstände wird nie abgeholt, weil Besucher nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen, die Öffnungszeiten der Ausgabe verpassen oder für die Anreise keinen zweiten Weg auf sich nehmen.
Der Suchende beschreibt seinen Gegenstand in eigenen Worten, etwa "dunkelblauer Schal mit gelben Streifen, Block D, Oberrang". Die KI stellt gezielte Rückfragen und gleicht die Angaben im Hintergrund mit Ihren erfassten Fundstücken ab, auch nachts nach dem Spiel und am Sonntag.
Der Bot gibt niemals Daten zu einem Fundstück preis. Er prüft ausschließlich, ob eine Beschreibung passt. Gerade bei Hunderten ähnlichen Gegenständen wie schwarzen Jacken, Trikots oder Smartphones verhindert das, dass jemand über eine öffentliche Liste an fremdes Eigentum kommt.
Passt die Beschreibung, erhält der Besucher automatisch eine E-Mail mit QR-Code, Abholadresse und Ihren Ausgabezeiten. Wer weit anreist, kann die Abholung mit dem nächsten Heimspiel verbinden. An der Ausgabe scannt Ihr Team den Code und schließt den Vorgang dokumentiert ab.
Ist ein Gegenstand noch nicht erfasst, legt das System einen Suchagenten an. Er prüft bis zu zwei Monate lang jedes neu eingetragene Fundstück gegen die Beschreibung und meldet sich per E-Mail, sobald die Tasche beim Nachräumen der Ränge oder aus dem Catering-Bereich auftaucht.
Ordnungsdienst und Reinigung tragen die Fundstücke direkt nach der Veranstaltung ein: Kategorie, kurze Beschreibung, Fundort wie Block, Tribüne, Foyer oder Parkplatz. Mehrere Fundmitarbeiter können parallel erfassen, sodass der Berg vom Vorabend in einem Durchgang abgearbeitet ist.
Das Widget liegt auf Ihrer Website und lässt sich aus dem Newsletter, den Social-Media-Kanälen und der Ticket-Bestätigung verlinken. Der Besucher beschreibt seinen Verlust, die KI fragt nach Farbe, Marke, Inhalt, Sitzplatz oder Block und ordnet die Angaben zu.
Bei einer Übereinstimmung geht automatisch die E-Mail mit QR-Code, Adresse und Öffnungszeiten heraus. Der Besucher sieht sofort, wann die Ausgabe besetzt ist, und Ihre Geschäftsstelle muss den Termin nicht einzeln abstimmen.
Ohne Treffer läuft der Suchagent im Hintergrund weiter und prüft jedes neue Fundstück der folgenden Veranstaltungen. Nicht abgeholte Gegenstände laufen nach den von Ihnen hinterlegten Fristen automatisiert aus, inklusive Löschung der zugehörigen Daten.
In Fundsachen stecken sensible Daten: Ausweise, Smartphones mit Kontaktdaten, Bankkarten, Medikamente, personalisierte Dauerkarten. Bei Dienstleistern und ehrenamtlichen Helfern, die je Veranstaltung wechseln, ist entscheidend, dass diese Daten nicht in privaten Chatgruppen, Notizbüchern oder Handys landen.
„Nach einem Heimspiel hatten wir früher zwei Tage lang Anrufe und Mails zu Fundsachen, dazu Kartons, die bis zum nächsten Spieltag stehen blieben. Heute erfassen die Kolleginnen vom Ordnungsdienst direkt beim Nachräumen, die Fans klären den Rest selbst über das Widget, und an der Ausgabe scannen wir nur noch den Code.“
Ein Fundstück besteht aus Kategorie, kurzer Beschreibung, Fundort und optional einem Foto, in der Praxis rund 20 bis 40 Sekunden pro Gegenstand. Sie können beliebig viele Fundmitarbeiter anlegen, sodass mehrere Personen gleichzeitig erfassen, etwa je Tribüne oder je Reinigungsteam. Viele Häuser erfassen nicht in der Nacht, sondern gesammelt am Folgetag beim Sortieren.
Nein. Der Bot beantwortet keine Fragen wie "welche Smartphones habt ihr gefunden". Er nimmt eine Beschreibung entgegen, stellt Rückfragen und meldet ausschließlich zurück, ob es eine Übereinstimmung gibt. Details zum Fundstück sehen nur Ihre Mitarbeiter im internen Bereich.
Für die Erfassung gibt es eine eigene Rolle mit reduziertem Funktionsumfang: eintragen und ausgeben, mehr nicht. Die Maske ist auf wenige Felder beschränkt und lässt sich mobil bedienen, sodass eine kurze Einweisung vor der Veranstaltung genügt. Einstellungen, Branding und Teamverwaltung bleiben Ihren Admins vorbehalten.
Ja, in zwei Punkten. Erstens erfährt der Besucher überhaupt zuverlässig, ob sein Gegenstand bei Ihnen liegt, statt es nur zu vermuten. Zweitens enthält die E-Mail Adresse und Öffnungszeiten, sodass sich die Abholung mit dem nächsten Besuch verbinden lässt. Ob Sie zusätzlich einen Versand anbieten, entscheiden Sie weiterhin selbst, die Zuordnung ist dann bereits verifiziert und dokumentiert.
Sie können 30 Tage kostenlos testen, mit bis zu 20 Fundgegenständen und ohne Kreditkarte. Das einfache Formular-Widget ist in allen Plänen enthalten, der volle KI-Chatbot ab dem Grow-Plan. Widget und E-Mails sind mehrsprachig, was bei internationalen Gästen und Tourneegästen den Übersetzungsaufwand für Ihr Team spart.
30 Tage kostenlos testen, bis zu 20 Fundgegenstände, keine Kreditkarte nötig. Einrichtung vor der nächsten Veranstaltung, danach laufen Anfragen und Abholungen automatisch.
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