Von der Lesebrille bis zum Hörgerät für über 2.000 Euro: Lost Found Bot nimmt Verlustmeldungen automatisiert entgegen, gleicht sie im Hintergrund mit Ihren Fundstücken ab und entlastet Pflege, Pforte und Patientenverwaltung. Ohne dass ein einziges Fundstück-Detail nach außen gelangt.
Bis zu 20 Fundgegenstände · keine Kreditkarte nötig
Nach der Entlassung ruft die Tochter an: Die Brille des Vaters ist weg, war sie im Nachtschrank in Zimmer 314? Die Pflegekraft am Telefon muss den Dienst unterbrechen, in der Schublade an der Station nachsehen, bei der Nachtschicht und der Reinigung nachfragen. Typischerweise gehen solche Anrufe mehrfach pro Woche und Station ein, ohne dass irgendwo dokumentiert ist, wer schon was geprüft hat.
Wer am Telefon bestätigt, dass ein Hörgerät aus Zimmer 214 abgegeben wurde, bestätigt indirekt auch, dass dort jemand gelegen hat. Schon die Aussage "Ja, wir haben eine Herrenbrille von der Kardiologie" kann ein Behandlungsverhältnis offenlegen. Genau diese Grauzone ist im Klinikalltag kaum sauber zu handhaben, wenn Auskünfte spontan und mündlich erteilt werden.
Hörgeräte, Zahnersatz, Brillen mit Gleitsichtgläsern, Eheringe: Bei diesen Gegenständen geht es schnell um vierstellige Beträge und um Dinge, ohne die Patientinnen und Patienten zu Hause nicht zurechtkommen. Fehlt eine lückenlose Dokumentation, wer wann was gefunden und ausgegeben hat, steht am Ende Aussage gegen Aussage.
Ein Teil landet in der Schublade der Station, ein Teil bei der Pforte, ein Teil in der Ambulanz, der Rest in einem Karton im Wirtschaftsgebäude. Handschriftliche Listen, Zettel am Beutel und Excel-Dateien pro Bereich lassen sich nicht gemeinsam durchsuchen. Bei Schichtwechsel oder Urlaub weiß niemand mehr, wo etwas hingelegt wurde.
Der eigentliche Aufwand steckt nicht im Aufbewahren, sondern im Suchen und Zurückrufen: Pflege, Pforte und Patientenverwaltung arbeiten dieselbe Anfrage mehrfach ab, ohne voneinander zu wissen. Kommt ein wertvolles Hilfsmittel nicht zurück, folgen Beschwerde, interne Klärung und häufig eine Kulanzzahlung. Rechnet man Arbeitszeit, Beschwerdebearbeitung und Ersatzbeschaffung zusammen, kostet der Status quo ein Haus typischerweise deutlich mehr als eine strukturierte Lösung.
Rückfragen aufnehmen, in mehreren Bereichen nachsehen, mit Kolleginnen und Kollegen aus der Vorschicht telefonieren, zurückrufen: Eine einzelne Anfrage bindet erfahrungsgemäß eine Viertelstunde Arbeitszeit, oft verteilt auf mehrere Personen.
Hochwertige Hilfsmittel sind der teuerste Teil des Problems. Geht ein Paar Hörgeräte oder eine Zahnprothese verloren, sind Ersatzbeschaffung, Kulanzdiskussion und Beschwerdevorgang deutlich aufwendiger als die Fundsachenverwaltung selbst.
Je nach Haus bleibt rund die Hälfte der gemeldeten Verluste ohne Zuordnung, obwohl der Gegenstand oft im Haus ist. Er wurde nur an anderer Stelle abgegeben oder erst gefunden, nachdem die Suchende bereits aufgegeben hatte.
Das Widget auf Ihrer Website nimmt Verlustmeldungen entgegen, auch nachts und am Wochenende. Der KI-Chatbot stellt gezielte Rückfragen nach Art, Farbe, Marke, Station und Zeitraum und prüft im Hintergrund gegen alle erfassten Fundstücke. Angehörige müssen nicht mehr über die Zentrale zur richtigen Station durchgestellt werden.
Fundstück-Daten werden zu keinem Zeitpunkt herausgegeben. Der Bot bestätigt nur, ob die Beschreibung der suchenden Person zu einem vorhandenen Eintrag passt. Wer nicht beschreiben kann, was er verloren hat, erhält keinen Treffer und erfährt auch nicht, was im Haus liegt. Damit entfällt die riskante mündliche Auskunft an der Pforte.
Viele Gegenstände tauchen erst Tage später auf, etwa beim Bettenwechsel oder in der Wäscherei. Findet der Abgleich nichts, läuft der Suchagent bis zu zwei Monate weiter und prüft jeden neu erfassten Fundgegenstand automatisch gegen die offene Meldung. Passt etwas, geht die E-Mail von selbst raus.
Station, Ambulanz, Pforte und Reinigungsdienst tragen Fundstücke in denselben Bestand ein, mit Fundort, Datum und Foto. Fundmitarbeitende erfassen und geben aus, Admins verwalten Einstellungen, Branding und Team. Jeder Vorgang ist nachvollziehbar dokumentiert, auch nach Schichtwechsel und über Bereichsgrenzen hinweg.
Die Pflegekraft, die beim Bettenmachen eine Brille findet, legt sie im vereinbarten Sammelpunkt ab und erfasst sie in unter einer Minute: Kategorie, kurze Beschreibung, Fundort, Foto. Kein Zettel, keine Excel-Datei, keine Rückfrage bei der Vorschicht.
Über das Widget auf Ihrer Website beschreiben Suchende den Gegenstand. Die KI fragt nach den Details, die den Fall eindeutig machen, etwa Hersteller des Hörgeräts, Farbe des Etuis oder Station und Aufenthaltszeitraum. Der Abgleich läuft sofort im Hintergrund.
Passt die Beschreibung, erhält die suchende Person automatisch eine E-Mail mit QR-Abholcode, Abholadresse und Öffnungszeiten des Fundbüros oder der Pforte. Kein Rückruf, keine Terminabsprache, keine unklare Wegbeschreibung im Haus.
Bei der Abholung scannen Ihre Mitarbeitenden den QR-Code, prüfen den Ausweis nach Ihrer Hausregel und schließen den Vorgang ab. Wer wann welchen Gegenstand erhalten hat, ist damit lückenlos belegt. Nicht abgeholte Fundstücke bleiben im Bestand und werden nach Ihren Fristen automatisiert gelöscht.
In der Fundsachenverwaltung einer Klinik entstehen zwangsläufig Daten, aus denen sich ein Behandlungsverhältnis ableiten lässt. Lost Found Bot ist so gebaut, dass diese Daten das Haus nicht verlassen: Der Chatbot gibt keine Fundstück-Informationen preis, Verarbeitung und Speicherung erfolgen in der EU, und personenbezogene Daten werden nach Ablauf Ihrer Fristen automatisch gelöscht.
„Vorher hat die Pforte Listen geführt, jede Station ihre eigene Schublade. Wenn Angehörige nach einer Brille gefragt haben, war das jedes Mal eine halbe Stunde Telefonieren quer durchs Haus. Heute melden die Leute den Verlust selbst über unsere Website, und wir sehen morgens, welche Fälle offen sind. Am wichtigsten war uns, dass am Telefon niemand mehr etwas bestätigen muss, was er nicht bestätigen darf.“
Nein. Der Bot gibt zu keinem Zeitpunkt Fundstück-Daten heraus und bestätigt auch keine Aufenthalte. Er nimmt die Beschreibung der suchenden Person entgegen und prüft im Hintergrund, ob sie zu einem erfassten Fundstück passt. Ohne ausreichend genaue Beschreibung gibt es keinen Treffer und damit auch keinen Rückschluss auf Ihre Patientinnen und Patienten.
Das Erfassen eines Fundstücks dauert unter einer Minute und ersetzt Zettel, Sammel-E-Mails und mündliche Übergaben. Der Aufwand, der wegfällt, ist deutlich größer: Suchanrufe, Rückrufe, Nachfragen bei der Vorschicht und das Durchsuchen mehrerer Aufbewahrungsorte. Viele Häuser lassen zusätzlich Reinigungsdienst und Ambulanz direkt eintragen, damit Fundstücke gar nicht erst über die Station laufen.
Sie behalten die Kontrolle über Aufbewahrung und Ausgabe. Das System dokumentiert Fund, Fundort, Zeitpunkt und Ausgabe mit QR-Code-Scan, sodass für jeden Gegenstand nachvollziehbar ist, wer ihn erfasst und wer ihn ausgehändigt hat. Ob Sie zusätzlich einen Ausweis verlangen oder die Ausgabe auf bestimmte Bereiche beschränken, legen Sie in Ihren Hausregeln fest.
Ja. Fundstücke werden mit Fundort erfasst, sodass Ambulanz, Station, Pforte und weitere Bereiche in einem gemeinsamen Bestand arbeiten und trotzdem sichtbar bleibt, wo etwas liegt. Ihre Mitarbeitenden erhalten Zugänge nach Rolle. Auf die Abholmail setzen Sie die Adresse und die Öffnungszeiten, die für den jeweiligen Standort gelten.
Ja. Widget und E-Mails sind mehrsprachig, was gerade bei internationalen Patientinnen und Patienten und bei Angehörigen aus dem Ausland hilft. Das einfache Formular-Widget ist in allen Plänen enthalten, der vollständige KI-Chatbot mit Rückfragen und Hintergrundabgleich ab dem Grow-Plan.
30 Tage kostenlos testen, bis zu 20 Fundgegenstände, keine Kreditkarte nötig. Richten Sie das Widget auf einer Station ein und sehen Sie, wie viele Anrufe gar nicht erst entstehen.
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